ma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para atender todos os componentes necessários fazendo com que todas as atividades de uma empresa ou negócio saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas. Esse tema é muito relacionado à gestão de operações, que envolve sempre um mapeamento eficaz dos processos.
Portanto, uma empresa é formada por processos e um sistema que os organiza. Isso quer dizer que os processos visam um determinado resultado. Quanto mais a empresa exerce uma gestão consciente de seus processos, maior é a possibilidade de inovar nessa área, criando um diferencial ante a concorrência.
O mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos, que são pontos-chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais eficazes. Jairo Martins, Superintendente Geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), aponta que "para que um negócio possa lucrar e tornar-se sólido e sustentável é preciso estruturá-lo em processos principais e de apoio". O mapeamento de processos, então, visa estabelecer de forma organizada e eficiente as atividades que sustentam uma empresa, priorizando e classifcando essas tarefas.
Quais os benefícios de mapear os processos?
O mapeamento de processos tem o papel tanto de identificar os processos existentes como de desafiá-los, de forma a criar instrumentos de melhoria para o desempenho da organização que adota tal técnica. Enquanto análise estruturada, o mapeamento possibilita a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, traz à tona as falhas de integração entre sistemas, e promove o melhor entendimento dos processos utilizados, para que eles sejam simplificados ou substituídos, caso haja necessidade. Mais uma vez, o mapeamento de processos é esclarecedor e possibilita a inovação.
Se os processos desses setores têm funcionamento adequado (ou até mesmo inovador), o desempenho da organização está garantido, e uma base sólida para a criação de novos processos está firmada. Esse cuidado visa a satisfação do cliente (que é o resultado final), e a identificação de problemas a serem corrigidos.
Para aplicar o mapeamento de processos em uma empresa, pode-se fazer um questionário que depois servirá de check-list para todos os departamentos e atividades. Algumas perguntas podem ser feitas com o objetivo de levar a liderança da empresa a pensar e passar pelos principais pontos dos processos adotados na organização.
Alguns exemplos são:
- Identificação e definição de prioridade dos problemas
- Análise desses e suas causas
- Definição dos processos chave
- Mapeamento dos processos
- Gestão de desempenho
A importância de mapear e controlar os processos de uma empresa, portanto, é indiscutível. Através dessa técnica é possível amadurecer um negócio, encontrar caminhos para a evolução da organização e melhorar a gestão. A análise que o mapeamento promove serve para identificar problemas, priorizar os mais urgentes e entender a razão de estarem acontecendo.